par CosmographicsGuide pratique
Compte rendu de réunion : que retirer avant de le partager avec une IA ?
Avant de confier un compte rendu à une IA, préparez une copie adaptée à la tâche. Retirez les informations inutiles, remplacez les identifiants nécessaires et vérifiez ce que le contexte permet encore de comprendre. Le remplacement des noms ne suffit pas toujours à empêcher une identification.
Par Cosmographics · Publié et relu le
Une réunion commerciale peut mêler noms de clients, prix négociés, engagements et notes internes. Une réunion d'équipe peut contenir des informations sur les personnes. Pourtant, pour extraire une liste d'actions, l'outil n'a souvent pas besoin de connaître toutes ces données.
Ce guide concerne un compte rendu déjà rédigé. Il ne décrit pas l'enregistrement ni la transcription d'une réunion.
Commencer par le résultat attendu
Écrivez d'abord la demande : produire une liste d'actions, reformuler un passage ou organiser les décisions par thème. Ce choix détermine ce qu'il est utile de conserver.
Pour une liste d'actions, un rôle peut remplacer un nom : « responsable commercial » ou « interlocuteur A ». Pour analyser un budget, supprimer tous les montants risque en revanche de rendre la demande inutile. Il faut alors choisir une autre méthode, une généralisation adaptée ou un environnement autorisé.
La CNIL recommande aux utilisateurs de vérifier qu'ils sont autorisés à partager les informations placées dans leurs demandes à une IA générative. Source : recommandations d'utilisation de la CNIL.
Examiner quatre familles d'informations
| Dans le compte rendu | Question à se poser | Préparation possible |
|---|---|---|
| Noms, coordonnées, signatures | L'identité est-elle nécessaire à la tâche ? | Retirer ou remplacer par un code cohérent |
| Client, projet, site précis | Le contexte permet-il de retrouver l'organisation ou la personne ? | Généraliser ou retirer ce qui n'est pas utile |
| Prix, marge, conditions négociées | L'analyse exige-t-elle ces valeurs ? | Conserver seulement le niveau de détail autorisé et nécessaire |
| Remarques sur une personne | Ce passage doit-il être partagé ? | L'exclure de la copie si la tâche ne le nécessite pas |
Ce tableau est une méthode de préparation documentaire. Il ne décide pas, à lui seul, si un partage est autorisé dans votre organisation.
Remplacer sans perdre le fil
Utilisez le même code pour la même personne dans toute la copie. Si « PERS-01 » devient ensuite « personne B », une synthèse peut attribuer une action au mauvais interlocuteur.
Exemple entièrement fictif :
Texte initial : « Camille confirme que le client Atelier Exemple attend le devis mardi. Le tarif négocié est joint au document. »
Copie préparée pour extraire les actions : « PERS-01 confirme que CLIENT-01 attend le devis à l'échéance convenue. Le tarif négocié est retiré de cette copie. »
Si la date exacte est nécessaire à la liste d'actions et que son partage est autorisé, conservez-la. La préparation doit préserver le sens utile, pas appliquer aveuglément la même suppression à tous les documents.
Ne pas confondre codes et anonymat
La CNIL distingue la pseudonymisation, qui permet une réattribution avec des informations supplémentaires, de l'anonymisation irréversible. Des données pseudonymisées peuvent conserver leur caractère personnel. Source : définition de la CNIL.
Un nom remplacé par un code peut donc encore être deviné grâce à une fonction rare, un lieu précis ou un événement connu. Relisez la copie comme le ferait quelqu'un qui connaît votre activité. Si l'information permet encore de reconnaître la personne, réévaluez son utilité et le partage prévu.
Vérifier le fichier qui sera réellement partagé
Après traitement, ouvrez la copie exportée. Contrôlez les pages, les tableaux, les en-têtes et les images visibles. Selon le format, examinez aussi les commentaires et les informations associées au fichier. Ne supposez pas qu'une zone visuellement masquée ou un nom absent du premier paragraphe règle tout le document.
Avec COSMO Privacy, le traitement documentaire présenté sur le site s'effectue dans le navigateur. Le partage ultérieur reste une décision de l'utilisateur. Cela ne dispense pas de vérifier la copie ni d'appliquer les règles de son organisation. Consultez le fonctionnement du service et ses précautions de sécurité.
Contrôler aussi la synthèse obtenue
Demandez à l'IA de conserver les codes sans tenter de deviner les identités. Vérifiez ensuite que chaque décision et chaque action correspondent au compte rendu préparé. Une synthèse bien écrite peut toujours modifier une échéance, oublier une réserve ou attribuer un engagement à la mauvaise personne.
Pour découvrir le parcours sur des documents fictifs, ouvrez la démo COSMO Privacy. Pour approfondir le choix des protections, consultez le guide anonymisation ou pseudonymisation.